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こんにちは。オフィスまるべりー 小村です(^_^)
オフィス業務紹介Part3!!
今回は、法人本部から依頼を受けている入金伝票入力の様子を紹介します。
では、11月から担当されているKさんよろしくお願いします\(^o^)/
オフィスまるべりー訓練生のKです。
オフィスまるべりーで何の仕事をしているか、一部分ですがご紹介させていただきたいと
思います。
今回は【入金伝票入力】です。
経理事務に属する作業で、紙媒体の伝票を整理し、エクセルの表に入力していく作業です。
大体、一回につき約40枚程度の伝票がやってきます。
最初は量におどろきました。
①送られてくる伝票の束です。
これが↓
基本的にマニュアルに沿って作業しますが、わからないところは、スタッフの方がきめ細かく分かりやすく教えて下さるので、おびえることはありません。
②まず、伝票を課目ごとに分類・整理し、計算します。(電卓で。)
ここでも、膨大な作業に思われて、気が遠くなりそうになりますが、ひるむことはありません。
スタッフの方が強力な秘密兵器を提供してくださいます。(備品ですね。)
空き箱と付箋を使って分類作業をします。(使わなくても平気な人は使わなくても大丈夫です。)
③日付の順番が最も大事なポイントになります。
スタッフの方が、私が戸惑っているのを見てとってくださったのか、今後のため(次にこの仕事をする人のため)にもマニュアルを加筆改正してくださったので、より分類の理解が進みました。
ちょっとしたコツ1
伝票を課目に仕訳けたときの目印(付箋ですね)は業務を提出するときまで外さない方が、あとあとのチェックのためによいです。
ちょっとしたコツ2
伝票を扱うときは、本をめくるように片側に(右なり左なり)置いていくと、無用な散乱や混乱を防ぐこととができます。これは、スタッフの方が教えてくださったコツです。
④Excelの所定の表は、前月分をコピーして自分で作成します。
もともとパソコンが苦手な私は、ここでもつまずきそうになりましたが、スタッフの方が根気よく教えてくださったので、着地できました。
日付順に上から入力しますが、入力後は、表を見渡して、挿入と削除で行を加減し、余白を作らないようにするのも大切なことです。
⑤入力が終わったら、すべての伝票の右下に押印します。(ひたすら押します。)
⑥伝票の束を黒紐で綴ります。
上から順序を整える必要があり、ここもちょっとした試練です。付箋に助けられます。
⑦EXCELの表を印刷します。
ここまでわりとポイントがありますが、スタッフの方がきめ細かく的確に教えてくださいますので、無事、印刷した表が手にできます。
⑧業務報告書を記入します。
⑨マニュアルに記載してある通りにクリアファイルに入れ、スタッフの方に提出します。
こうなります。↓
完了です。
スタッフの方に提出します
私のようなど素人でも、スタッフの方のお陰でここまでたどり着けました、の記でした。
本当にスタッフの皆様には感謝のみです。
ありがとうございました!
今回は以上です。
Kさん ありがとうございました。
月に2回の作業ですが、しっかりメモをとって取り組んでおられ、分からない時はメモを
見返すなど、ミスのない作業を心がけておられます。
オフィスまるべりーでは、利用者の皆さんに様々な業務を経験していただけるよう
封入作業や発送作業、チラシやPOPの作成など、幅広く作業を募集しています。
なにか お仕事ありましたらご依頼ください!
また いつも仕事を依頼してくださっている皆様ありがとうございます。
今後ともよろしくお願い致します!!